Documentación que toda empresa debería mantener organizada
- Libros contables y registros fiscales de los ejercicios no prescritos, con sus correspondientes soportes documentales.
- Contratos vigentes con clientes, proveedores y entidades financieras, especialmente los de tracto sucesivo o de importe significativo.
- Documentación soporte de operaciones vinculadas, si las hubiera, conforme a la normativa de precios de transferencia.
- Actas de los órganos de administración que respalden decisiones relevantes con trascendencia fiscal.
- Justificantes de gastos deducibles de mayor cuantía o naturaleza atípica.
Primeros pasos al recibir la comunicación de inicio
- Leer detenidamente el alcance de la comprobación: tributos, periodos y carácter general o parcial de las actuaciones.
- Contactar de inmediato con asesoría especializada, antes de aportar ninguna documentación o realizar ninguna manifestación ante el actuario.
- Designar un interlocutor único dentro de la empresa para centralizar la comunicación con el equipo inspector y evitar contradicciones.
- Realizar una revisión interna preliminar de los puntos que previsiblemente generarán mayor controversia, anticipando la necesidad de informes técnicos o periciales.
Errores que agravan la posición del contribuyente desde el inicio
Aportar documentación de forma desorganizada, realizar manifestaciones espontáneas sin haber valorado sus consecuencias, o intentar gestionar la inspección sin apoyo especializado por motivos de coste, son errores frecuentes que suelen encarecer significativamente el resultado final del procedimiento. La actuación en las primeras diligencias condiciona de forma decisiva las fases posteriores.
Anticipar la necesidad de prueba pericial
Si la empresa prevé que la inspección puede afectar a cuestiones técnicas de valoración, operaciones vinculadas, o correcta aplicación de regímenes especiales, es recomendable contactar desde el inicio con un especialista en informes periciales tributarios, de forma que el análisis técnico esté disponible antes de que se dicte la propuesta de liquidación, cuando su capacidad de influir en el resultado es mayor.
Auditoría fiscal preventiva
Más allá de la reacción ante una inspección ya iniciada, las empresas con mayor exposición fiscal —por volumen de operaciones, presencia internacional, o regímenes especiales aplicados— pueden beneficiarse de una auditoría fiscal preventiva periódica, realizada con asesoría legal y fiscal especializada, que identifique y corrija riesgos antes de que se materialicen en una comprobación real.
Preguntas frecuentes
¿Debo aportar toda la documentación que me solicite el actuario de inmediato?
Debe aportarse dentro de los plazos concedidos, pero conviene revisar previamente con asesoramiento especializado el alcance exacto de cada requerimiento antes de aportar documentación adicional no solicitada expresamente.
¿Puedo negarme a que el actuario acceda a mis instalaciones?
La Administración tiene amplias facultades de entrada y comprobación, aunque su ejercicio está sujeto a garantías legales específicas; conviene consultar con asesoramiento especializado ante cualquier duda sobre el alcance de estas facultades en su caso concreto.
¿Cuándo debería empezar a preparar documentación técnica o pericial?
Idealmente, desde el mismo momento en que se identifica que la inspección puede afectar a cuestiones técnicas complejas, sin esperar a la propuesta de liquidación para empezar a reunir esta prueba.
Una empresa bien preparada, con documentación organizada y asesoramiento especializado desde el primer día, afronta una inspección tributaria en una posición muy distinta a la de una empresa que reacciona de forma improvisada.
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